二、“立此存照 秋后算账”:无论多么小的事,无论是当面说还是电话说,总之必定要邮件确认给你,这样做无非两种目的:攻击,防御。
三、“以下犯上 挟天子令诸侯”:这取决于电子邮件的一个独特之处:受者被动性,这与电话沟通是非常不同的。
四、“转发、密送的玄机和陷阱”:要记住,转发具有风险,有可能大规模推进公司斗争。
如果未经深思熟虑写就的电子邮件,特别是与外部的沟通,可能会造成很大的麻烦。任何一个意想不到的小纰漏,甚至当时的情形看起来根本不是问题的问题,在未来某个时刻就可能爆发,成为棘手的“大麻烦”,而你“浑身都是蚁”,因为“白纸黑字”都写着呢,你最恨是辩解无门。但是,电子邮件书写要想滴水不漏,那简直就是非常高端谨慎的外交思维,要将事后可能的种种情形考虑周全;那么,不如打打“太极”吧,可往往解决不了实际问题。
电子邮件的书写风格往往和当事人的情商有很大关系,有的人一看到邮件内容就表现十分火爆,不假思索即刻予以回复,这很危险。电子邮件有个致命的缺陷,就是在语气上面很难尽如人意,往往会令读邮件的人产生误会,可发邮件的人很可能本意并非如此,形成芥蒂。
转发、抄送的邮件必须要小心,原始邮件是否应给对方所看到,比如上司间比较informal的交流和决定,在传达给员工的时候,最好重新新开邮件,或者,将邮件内容删除,只留上司的邮件送达系统记录。
最后一点,电子邮件尽量避免私人话题,以免落下把柄。
这么一看,邮件封封是魔鬼,处处是陷阱啊!需要各种穿鞋戴帽,不利于一家公司形成简单、快速、高效的企业文化。
“菜拉拉行走记”最后给的忠告,与法拉利董事长如出一辙:
要说的很多,总而言之,我的经验是——能不用电子邮件沟通,就不用电子邮件沟通。无论是电话、短信,哪怕是msn,都比email好。使用电子邮件沟通的情况只有两个:一、follow-up;二、confirm。